雇用保険・社会保険の手続き、電子申請だと早いの？そうでもないの？

当事務所において、雇用保険・社会保険手続きのほとんどを電子申請で行っています。

何故かといいますと、「便利」だからです。ハローワークや年金事務所を訪問する必要がなくＰＣだけで処理できるので時間的な余裕が生まれます。

最初、慣れるのに時間がかかりますが、すぐに習得できます。（もっとも、当事務所は優秀なスタッフが対応しますので、私は最近触っていませんが）


さて、ここで「電子申請にすれば処理が速いのか、遅いのか」という問題です。

電子申請をしたことがない方は「ＰＣが自動的に処理するから速いのでは」と思っていませんか。実は結構アナログなんですよ。つまり、各役所の担当者がＰＣの画面を開いて内容の確認をしながら入力をしているのです。間違いや疑義があれば担当者から電話確認があり、その後処理されるといった流れですね。だから、機械的に処理されるより確実は確実と思います。

そうそう、「速いか、遅いか」ですよね。

役所での処理が「通常通り」であれば、役所への移動時間が無くなりますので「速い」ということになります。問題は「通常通り」でない事態が生じるということです。

社会保険（健康保険・厚生年金保険）については、各都道府県に日本年金機構の「事務センター」があり、多くのスタッフが事務処理をしていますので、システムにトラブルがなければ「通常通り」処理されます。

課題はハローワーク（ハローワークの方、ごめんなさい）なんです。雇用保険の場合は各所轄のハローワーク（公共職業安定所）の電子申請担当者（１～３人）が処理しています。彼らは窓口業務も兼務していますから、窓口が混雑しているとき（例えば４月）は窓口対応に追われるので、どうしても遅れがちです。また、一人しかいない担当者が病気で欠勤した場合は完全にストップします。この状態ではやはり「遅い」と感じてしまいます。

これは担当者に問題があるのではなく、ハローワーク組織に体制上の問題があるということです。

こればかりは我々では対応できませんから、当事務所では雇用保険の被保険者資格取得は処理が遅くなっても資格取得日には大きな影響はありませんから気長に待つようにしています。一方、資格喪失については退職従業員に迷惑がかからないよう４月等の処理が滞る可能性がある時期は窓口に持っていって処理をしています。

「電子申請の意味がない」とのご意見もありますが、過渡期と考え今は「環境が改善することを待つしかない」と思っております。事実、電子申請開始当初のことを考えれば、格段に良くなっていますからね。

別に政府の電子申請推進に肩を持つわけではありませんが、これから電子申請をお考えの方は上記のことを踏まえて利用してくださいね。

有休付与の条件「８割出勤」。労災の休業はどう扱うのか。

年次有給休暇（以下、年休）を付与するに際し、その直前１年間（入社時は６か月）の出勤率が８割以上であることが前提条件になります。

出勤率が８割無ければ、あらたな年休は付与されませんが、従業員の方は様々な事情で休業しますから出勤率計算には注意が必要です。

労災の休業や産前産後休暇、育児休業、そして年休。これらについては、その日数を労働すべき日として扱いますが、休業した日は「出勤した日」としてみなして計算します。つまり、この期間の出勤率は１００％になります。

一方、災害などの不可抗力や会社の責に帰すべき自由による休業、ストライキ、休日労働日については、労働すべき日として算入しませんし、「出勤した日」としても取扱いしませんので、この期間は計算対象外になります。（それ以外の日で出勤率を計算します。）

生理休暇や休職期間については、労働すべき日として参入しますが、その日を「出勤した日」とみなすか否かは事業所の自由になります。「出勤した日」とみなせば出勤率は上がりますが、「出勤した日」と取り扱わなければ当然出勤率は下がります。

実態としては、生理休暇は半々くらい、休職についてはその自由が「従業員の私傷病」によるものは「出勤した日」として取り扱わず、「出向など会社命令」の場合は「出勤した日」として取り扱っているようです。

いずれにしても、会社判断で「出勤した日」と取り扱うか否かは就業規則に明記しておくべきでしょう。