年末調整の時季です。扶養控除申告書など従業員から個人情報満載の資料を受け付ける場合、その管理には十分ご注意ください。

年末調整の時季に限ったわけではないのですが、総務や人事のスタッフは仕事柄、従業員の個人情報に関わる重要な資料などを扱わなければなりません。

昨今は、個人情報に神経質な方が増えていますので、その管理には慎重さが求められます。「漏えい」などは論外ですが、「預かった個人情報の届出資料がどこかに行ったので、もう一度提出してほしい。」といった場合、一昔ならいざ知らず、今時では大きなトラブルになりかねません。

規模が大きくなり、「労働者が増え、出入りが激しくなり、対応に漏れが生じる。」「営業所、支店が増え、各所の責任者が不慣れなため管理が疎かになる。」というような状況下に前述のような事態が起こり得ます。

このような事態を避けるためにも、
①管理簿を作成する。
②労働者、上司、部署長、人事担当者などの受け渡し者の受取印（もしくはサイン）を徹底。
③個人情報資料の紛失、盗難予防のため、鍵がついた保管庫を用意する。
④郵送する場合は受け取りを確認できる方法で送る。
等の環境整備をすべきです。

「渡した」「もらっていない」というやり取りは担当者として恥ずべき状況です。少々厳しい言い方ですが、くれぐれも管理には細心の注意を払ってください。