年末調整の時季です。扶養控除申告書など従業員から個人情報満載の資料を受け付ける場合、その管理には十分ご注意ください。 [労務管理]

年末調整の時季に限ったわけではないのですが、総務や人事のスタッフは仕事柄、従業員の個人情報に関わる重要な資料などを扱わなければなりません。

昨今は、個人情報に神経質な方が増えていますので、その管理には慎重さが求められます。「漏えい」などは論外ですが、「預かった個人情報の届出資料がどこかに行ったので、もう一度提出してほしい。」といった場合、一昔ならいざ知らず、今時では大きなトラブルになりかねません。

規模が大きくなり、「労働者が増え、出入りが激しくなり、対応に漏れが生じる。」「営業所、支店が増え、各所の責任者が不慣れなため管理が疎かになる。」というような状況下に前述のような事態が起こり得ます。

このような事態を避けるためにも、
①管理簿を作成する。
②労働者、上司、部署長、人事担当者などの受け渡し者の受取印(もしくはサイン)を徹底。
③個人情報資料の紛失、盗難予防のため、鍵がついた保管庫を用意する。
④郵送する場合は受け取りを確認できる方法で送る。
等の環境整備をすべきです。

「渡した」「もらっていない」というやり取りは担当者として恥ずべき状況です。少々厳しい言い方ですが、くれぐれも管理には細心の注意を払ってください。
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法律で義務付けられていない特別休暇を年次有給休暇と別に設けている会社が多いのですが、それって必要ですか。 [労務管理]

「本人が結婚した場合に4日」、「父母が亡くなった場合に3日」など、いわゆる「特別休暇」を福利厚生制度として設定している会社がかなり多くみられます。

就業規則の見直しを依頼される際に、私はいつも事業主に「これって、本当に必要ですか?」と確認するようにしています。

年次有給休暇の取得促進が進んでいる会社で、不測の事態(それこそ「父母の死去の際」など)で別途休暇が必要な際の福利厚生(欠勤では配慮に欠けているから)として設定しているのであれば理解ができますが、年次有給休暇が満足に取得できない会社が別途「特別休暇」を与えることに意味があるのかと疑問に思うからです。

年次有給休暇は労働基準法において事業主から付与され、いつ取得するかの時季を指定する権利を労働者が有するものです。しかし、「特別休暇」は法律上何ら権利保護されているわけではありませんので、なくても問題はないのです。

その「特別休暇」に賃金まで支給して取得し、かたや年次有給休暇の取得は進んでいないのはどうも本末転倒のように思えてなりません。

「本人の結婚」や「父母の死去」といった場合には年次有給休暇を使ってもらえば良いのです。法律上権利が保障されている年次有給休暇の取得促進を図る方が本来の法律の趣旨に沿うものではないでしょうか。


「今まであった『特別休暇』という労働条件を廃止するのは不利益変更では?」というご意見もあります。確かに不利益変更ではあると思います。しかしながら、企業にとっての必要性をよく考えて判断をしていただきたいと思います。

バブルの古き良き時代の制度を残すか、残さないのか。従業員とよく話し合って解決をしてください。頻度は極めて少ないのですから、「特別休暇」枠としてではなくなっても従業員にとって大きな影響はないはずです。従業員から同意をいただいて解消することは何ら問題はありません。一度、ご検討いただければと思います。
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